Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Татьяна Ткачук

Тайм-менеджмент — это комбинация методов, которые помогают правильно распределять энергию и время для большей эффективности на работе. Этот термин дословно переводится как «тайм-менеджмент».

Время как ресурс. Каждый человек вправе использовать ограниченное количество секунд своей жизни по своему усмотрению. Одни тратят их на развлечения или лежа на диване, а другие «платят» за учебу, профессиональный рост или путешествия. Распределяя ресурс нашей жизни, мы используем время как вложение в проекты, личное развитие, здравоохранение.

Есть несколько техник тайм-менеджмента. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о техниках грамотной постановки целей и структурирования программ.

Пожиратели продуктивности

Прежде чем накачать рабочую скорость, вы должны сначала избавиться от того, что вас тормозит. Этих факторов немного, но они стали неотъемлемой частью нашей повседневной жизни, и мы не хотим сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, социальные сети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отнимают драгоценные минуты, но и снижают работоспособность, ведь на скорость работы также влияет состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, нездоровая пища и недостаток сна ухудшают способность мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения и создавать идеи.

еще сложнее сосредоточиться после прочтения панических сообщений «мы все умрем», усеивающих ленту. Спокойное находчивое состояние и позитивный настрой лучше подходят для работы. Не зря постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если вы хотите понять, что происходит в мире и в стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения и объективностью в подаче информации.

Все эти привычки — враги тайм-менеджмента. Они требуют времени, здоровья, внимания, эмоциональных ресурсов. Освободите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка подолгу оставаться в социальных сетях, то есть ряд приложений, которые фиксируют, сколько времени вы проводите на своем смартфоне. Они могут только собирать статистику, но они также умеют ограничивать доступ к приложениям. В Play Market много таких сервисов для запросов «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». StayFree — лидер по количеству положительных отзывов — попробуйте.

Для компьютеров также доступны службы, отслеживающие поведение пользователей. Например, расширение Productivity Owl для Google Chrome. Продуктивная сова позволяет вам смотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Вы можете посещать неограниченные сайты только из «белого списка», который пользователь настраивает сам.

Но если вам нужно много работать с информацией и полная блокировка не подходит, есть возможность сделать наоборот: ограничить доступ к ресурсам, требующим больших затрат времени. Например, так работает StayFocusd, который позволяет проводить ограниченное количество минут на запрещенных сайтах.

Прокрастинация

Сложное слово, знакомое каждому.

Промедление — это подсознательная потребность отложить начало бизнеса. Вместо того чтобы делать важную работу, мы находим себе оправдания: смотрим шоу, гладим кошку, читаем почту. Я выпью кофе и обязательно начну.

В ходе исследований выяснилось, что прокрастинация — это не болезнь, а симптом. Промедление указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

• задача слишком сложная;
• непонятно, с чего начать;
• мы перегружены, мы не можем работать;
• мы не видим смысла в этой работе или это противоречит нашему темпераменту.

Например, творческие люди не любят распорядок дня, который не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной ее возникновения: делегировать сложную и непонятную работу другим специалистам, постараться избавиться от несущественных задач, разбить большие проекты на небольшие задачи и вовремя отдыхать.

Не путайте промедление с ленью. Вам нужно внимательно прислушиваться к себе, чтобы понять разницу между сигналами усталого сознания и нежеланием тела двигаться.

Есть мощный способ начать работу. Согласитесь с собой выполнить небольшое задание или поработать всего 10 минут. Например, если вам нужно написать статью, вы решаете прочитать техническое задание и набросать план. Обычно через десять минут вы включаете, впадаете в ярость и не хотите откладывать занятие на потом.

Неумение отказывать

Вы, наверное, слышали об этой проблеме. Обычно это иллюстрируется толпой надоедливых родственников и друзей, просящих о помощи, и даже высокомерным начальником, заставляющим его выполнять работу, за которую он не платит.

Все это правильно, но неумение себя отрицать загоняет нас в самую опасную ловушку. Ведь надо заниматься спортом, улучшать английский и брать еще пару проектов, а то денег не хватит…

Многие люди сами имеют злых лидеров. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — умение правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить выполнимые задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий с вниманием, усердием, последовательностью.

Многие возможности, существующие вокруг них, противоречат друг другу. Мы не можем охватить все сразу: построение бизнеса, творчество, воспитание троих детей, учеба… Людей затягивает вихрь возможностей и доводит до выгорания. Инициатива в сочетании с упорным трудом может сыграть злую шутку, если вы не научитесь говорить «нет» своим амбициям.

Позаботьтесь, оставьте пару приоритетных направлений и постарайтесь сократить остальные, даже если они очень интересны.

10 правил тайм-менеджмента

Теперь, когда вы знаете, что тайм-менеджмент — это не иллюзия, а вполне реальный навык, который можно развить, пора перейти к практической части. Сразу стоит сказать, что перечисленные ниже правила тайм-менеджмента настоятельно рекомендуется использовать в сочетании. Поначалу это может быть сложно, но только тогда вы сможете добиться продуктивных результатов и значительно повысить свою личную эффективность.

Правило №1 – планирование действий

Планирование используется во многих профессиональных сферах, а не только в повседневной жизни. Однако почему-то далеко не все руководители используют этот эффективный с точки зрения личной эффективности метод. Хотя существуют строгие сроки выполнения рабочих задач, у вас должен быть собственный план для более продуктивного и эффективного выполнения задач. В планировании помогут три метода:

• Запишите свои планы и цели. Пока цель или план не записаны подробно на бумаге или в электронном документе, это больше похоже на абстрактную мечту или желание. Для мозга таких «целей» не существует. Следовательно, он не тратит ресурсы на их достижение.

• Планируйте свой день наперед. По возможности это нужно делать вечером накануне дня, на который разрабатывается план. Составьте список действий, которые необходимо предпринять, расположите их в порядке важности и срочности. Прежде всего, выполняйте сложные и большие задачи. В этом поможет следующий метод.

• Разделите большие задачи на маленькие. Этот метод называется просто «Съешьте слона по частям». Суть проста: большая задача разбивается на маленькие шаги, последовательное выполнение которых в конечном итоге приводит к реализации цели. Этот метод решает проблему, когда человек откладывает начало работы.

Планирование нужно делать каждый день — это должно стать хорошей привычкой, без которой работать будет просто неудобно. Если в ваших планах есть сроки закрытия бизнеса, обязательно оставьте небольшую маржу на случай непредвиденных обстоятельств (5-10% основного времени на выполнение задачи). Постарайтесь составить план каждый раз, когда вы начинаете свой день. Убедитесь, что потратив пару минут на план, вы сэкономите часы работы.

Правило №2 – точная формулировка целей

Стратегическое и краткосрочное планирование идут рука об руку с грамотной постановкой целей. На самом деле, как вы можете планировать достижение цели, если не знаете, чего вам нужно достичь? Чтобы избежать подобных ситуаций, следует вооружиться методом пробоя линзы. Он предполагает разделение целей на серию отдельных этапов.

Еще один метод, который следует использовать на этапе постановки целей, — это SMART. По его словам, цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, актуальной и ограниченной во времени. Сравните свои текущие цели с пятью перечисленными требованиями. Техника SMART многократно доказала свою эффективность на тысячах примеров.

Правило №3 – фиксирование плана действий

Отмечать свои цели на листе бумаги или другом носителе — не лучший вариант. Оптимальной стратегией было бы использование определенных методов нацеливания. Например, использование Grant Chart. Согласно этой методике все этапы деятельности описаны в заранее подготовленной таблице. Для заданий прописываются сроки, приоритеты и точная продолжительность.

Диаграмма грантов позволяет вам сгруппировать похожие или очень малые предприятия в один элемент. В этом случае большие и сложные задачи, наоборот, разбиваются на мелкие, каждая из которых подробно описывается. Преимущество этого метода в том, что план наглядный. Вы сразу видите, сколько работы было сделано, сколько еще предстоит сделать и сколько времени это займет. Также становится понятно, сколько времени займет весь проект.

Правило №4 – устанавливайте приоритеты

Когда работы слишком много, возникает следующая проблема: менеджер не знает, с чего начать. Это часто становится причиной промедления, в результате чего начало работы откладывается на неопределенный срок. Чтобы этого не случилось, нужно использовать специальные приемы. Особой популярностью пользуется метод под названием «ABVGD». Согласно методике приоритеты указываются буквами слева направо в порядке убывания:

• А — самые важные задачи.
• Б — задачи средней важности.
• Б — менее важные заказы.

Следовательно, под буквами «G» и «D» находятся менее важные задачи, выполнение которых можно без последствий отложить до последнего момента. Также нужно помнить о законе Парето. В нем говорится, что 20% усилий приносят 80% результата, а оставшиеся 80% усилий приносят 20% результата. Это означает, что необходимо выделить ровно 20% усилий, которые приведут к оперативной реализации задачи.

Еще один эффективный метод приоритизации — матрица Эйзенхауэра. Он назван в честь его создателя, бывшего президента США. Он был продуктивным и успешным человеком, в чем ему помогла матрица. Согласно этой методике, действия, которые необходимо выполнить, делятся на следующие категории:

1. Срочно и важно.
2. Важно и не срочно.
3. Срочно и не важно.
4. Не важно или срочно.

Наибольший упор следует сделать на первую категорию дел. В основном они выполняются в начале дня. Откладывание этих вопросов на потом наверняка приведет к негативным последствиям, поэтому не стоит этого делать. Удивительно, но наиболее эффективным «квадратом» рассматриваемой матрицы является второй, содержащий важные, но не актуальные вопросы. На их выполнение придется потратить много времени, стараясь не отвлекаться на другие насущные задачи.

Задачи третьей категории занимают много времени и не очень продуктивны. По возможности эти задачи можно делегировать подчиненным. Для экономии времени и повышения концентрации занятия четвертой категории обычно исключают из ежедневного плана — они излишни.

Правило №5 – концентрация на главном

Один из основных навыков продуктивного лидера — это умение работать, не отвлекаясь на посторонние отвлекающие факторы. Мелкие проблемы и сиюминутные желания снижают концентрацию, поэтому общее время на достижение цели значительно увеличивается. Чтобы этого не произошло, следует использовать специальные приемы.

• Делегация. Поручение подчиненным неважных и срочных дел, а также других дел — эффективный способ высвободить свободное время руководителя. Делегирование — одна из классических частей тайм-менеджмента.
• Передача несрочных дел. Рекомендуется отложить занятия, которые не играют существенной роли и не требуют срочного вмешательства в так называемые «нересурсные часы». Это время суток, когда личная продуктивность падает, а ресурсов не хватает для важных действий.
• Возможность отказаться. Чрезвычайно простой метод, который избавляет вас от многих обязанностей и забот. Однако это не значит, что нужно отказываться от всех окружающих за счет развития компании. Вы должны отвергать только людей и желания, которые тратят ваше время и не приносят пользы для бизнеса.

Еще один совет, который уместен в этом разделе, — не переусердствуйте с перерывами. Это очень частая проблема, когда из-за низкой концентрации человек делает много перерывов. В конце концов, они накапливаются и приводят к просроченным важным задачам. Проблема заключается в неправильном понимании причины явления. Здесь необязательно увеличивать количество отдыха без явной необходимости, а работать над повышением концентрации на делах.

Правило №6 – анализируйте полученный опыт

В любом бизнесе важен контроль, особенно в том, что касается личной продуктивности менеджера. Убедитесь, что у вас есть время, чтобы вернуться и узнать, какие результаты принесла ваша страсть к тайм-менеджменту. Обратите особое внимание на рассмотрение ситуаций, в которых большие ресурсы энергии и времени были потрачены без должной отдачи. Делайте выводы и старайтесь не повторять старых ошибок.

Будьте внимательны, даже если вы увлечены выполнением конкретной задачи. Сохранение контроля также поможет в ситуации, когда концентрация снизилась и вместо работы начинает «серфить» в социальных сетях и баловать других «хронофагов». Если это произошло внезапно, нужно сделать небольшой перерыв, чтобы восстановить концентрацию. Затем вы можете снова сосредоточиться на выполнении задачи.

Правило №7 – не забывайте про отдых

Не рекомендуется гнаться за результатами, забывая об отдыхе. В противном случае вскоре появится апатия и различные психические расстройства. Рабочие задачи чередуются с качественным отдыхом. Рекомендуется использовать отдых, который существенно отличается от рабочего. То есть «отдыхать» на компьютере после работы на нем — не лучший вариант.

Не забывайте о полноценном сне, общении с близкими, увлечениях и других радостях жизни. Работа и достижение бизнес-целей — это лишь небольшая часть жизни лидера. Чтобы постоянно оставаться на пике психофизиологических способностей, вам необходимо иметь возможность отдыхать, получать удовольствие от жизни и регулярно восстанавливаться. Еще один положительный момент — регулярная физическая активность (в меру своих возможностей и в соответствии с личными желаниями).

Правило №8 – ведение хронометража

Учет рабочего времени является обязательным, если вы регулярно истощаетесь в конце рабочего дня и не понимаете, на что потратили свое время. Возьмите за привычку следить за своим рабочим временем. Запишите шаги, которые вы предпринимаете, на бумаге или в электронном виде и примите во внимание время, затраченное на их выполнение. В конце дня просмотрите статистику и измерьте свою продуктивность.

Несомненно, после того, как вы впервые применили технику учета времени, вы обнаружите, что много ресурсов времени было потрачено на бесполезные вещи. Это социальные сети, просмотр развлекательного контента, компьютерные игры и другие несущественные занятия. Это главное преимущество тайминга. Он позволяет выследить так называемых «убийц времени» и начать с ними активную борьбу.

Правило №9 – использование ожиданий

Ожидание относится к «фоновому» времяпровождению в очереди или в транспорте перед встречей или другим мероприятием, начало которого откладывается. Обычно в это время человек ничего полезного не делает, зря тратя свободное время. Но это можно исправить, выполняя полезные действия во время ожидания. Например, в транспорте вы можете слушать аудиокниги, которые ценны для личного развития, совершать деловые телефонные звонки, медитировать на диктофоне и т.д.

Правило №10 – принцип 15 минут и «Помодоро»

Принцип 15 минут отлично подходит для руководителей, которые постоянно откладывают начало своего дела. Суть методики в следующем: заставить себя выполнить задание за 15 минут. Люди, использующие этот метод, обнаруживают, что работа становится легче после первых 15 минут. При этом нет желания прерывать работу, так как для мозга инициированная, но не выполненная задача — это препятствие, которое он стремится устранить.

Техника Помидора также оптимальна для менеджеров с низкой концентрацией внимания. Суть в том, чтобы запустить таймер на 25 минут. Это рабочее время, в течение которого текущая задача выполняется без отвлечения внешних факторов. Через 25 минут делается 5-минутный перерыв. Следующее занятие длится 25 минут. После 4 занятий — перерыв 15 минут.

Основополагающий принцип продуктивного и грамотного тайм-менеджмента — комплексное выполнение правил. Убедитесь, что вы нашли время, чтобы спланировать свой день, расставить приоритеты и сформулировать цели. Не держите это в голове: запишите в дневник или сохраните в электронном виде. Даже если поначалу станет сложно, придерживайтесь правил. Это станет хорошей привычкой, и тогда будет легче.

Многие известные личности добились успеха, славы и богатства благодаря правильному управлению своей жизнью. Тайм-менеджмент — один из способов сделать это. Обязательно попробуйте и убедитесь в этом сами.

Основные принципы тайм-менеджмента

Основные принципы тайм-менеджмента включают структурирование, планирование, оптимизацию и расстановку приоритетов. Важно подходить ко всем задачам с рациональной точки зрения. Вы должны уметь адекватно мотивировать себя и контролировать уровень нагрузки.

Наличие мотивации

Мотивация помогает придерживаться своего плана. Он может быть положительным или отрицательным. Первый подразумевает вознаграждение за совершение какого-либо действия, второй — наказание за ошибки. Необходимо самостоятельно определить, какой вариант вам подходит больше всего. Отрицательную мотивацию нужно использовать с осторожностью.

Если вы не уважаете наложенные на себя ограничения, вы перестанете серьезно относиться к наказанию, если вы будете слишком строги к себе, вы начнете испытывать стресс.

Оптимизация

Просмотрите список того, что вы всегда делаете. Проверьте, сколько времени они у вас возьмут. Подумайте, как можно ускорить процесс. Например, если вам нужно посетить несколько мест, проложите кратчайший маршрут. Для частично выполненных задач без вашего участия, но требующих ожидания, начните раньше. Это позволит вам справиться с большим количеством дел за один и тот же промежуток времени.
Подумайте, как можно ускорить процесс.

Планирование дел

Правильное планирование — основа управления. Если вы не ставите цели и сроки, ваш прогресс замедлится. План должен быть осуществимым и разумным. Необязательно стараться заниматься как можно большим количеством занятий — это приведет к повышению уровня стресса из-за большой нагрузки. Лучше оставить небольшой запас времени.

Если делать что-то быстро, можно потратить их в отпуске. Запас позволит сохранить устойчивость даже при резкой смене обстоятельств.

Четкое структурирование

При планировании важно не только указать перечень мероприятий, но и определить их темпы и сроки. Вам нужно разделить большие задачи на маленькие, следя за их выполнением. Это поможет определить основные этапы проектов и не нарушить сроки.

Расстановка приоритетов

Расставляя приоритеты, вы не можете пропустить основные задачи на фоне второстепенных. Даже при резком изменении планов вы понесете меньше потерь, так как сосредоточитесь на самом главном. Особенно полезно уметь расставлять приоритеты в условиях ограниченного времени. В процессе может оказаться, что от некоторых обязанностей можно частично или полностью отказаться без особого вреда для себя. В результате высвободятся ресурсы, которые можно будет потратить на другое дело.
Приоритет выделяет основные задачи.

Рациональный подход

Для грамотного управления ресурсами важно анализировать ситуацию и использовать логическое мышление. Следует минимизировать влияние эмоций. Под влиянием сильных переживаний вы совершите много ошибок. Например, вы в целом тратите больше денег, решив сэкономить на отдельных товарах.

Как этому научиться?

Не секрет, что у всех нас от рождения разный набор способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно, эти навыки и предрасположенности по-разному, и хотя некоторые люди изначально склонны эффективно управлять своим временем, другим необходимо развивать и оттачивать этот навык. В любом случае это можно сделать. И еще раз хорошие новости: ВЫ МОЖЕТЕ СДЕЛАТЬ САМ, например, не прибегая к курсам обучения в специализированных институтах или покупая дорогостоящие учебные курсы. Кроме того, совсем не обязательно иметь особый талант или гений, вы можете просто пройти онлайн-курс обучения, введение, которое вы сейчас читаете.

При прохождении этого курса следует учитывать два важных момента. Этот:

Теоретическая основа — это информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое мастерство: применение на практике того, чему вы научились, в повседневной жизни.

Основываясь на этих важных моментах, мы разработали этот тренинг. Каждое занятие составлено таким образом, чтобы можно было усвоить теоретический материал, изложено интересным и полностью понятным языком и доступно любому человеку. А также чтобы у вас была мотивация и возможность применить все, что вы узнали, не дожидаясь подходящего момента, а просто «здесь и сейчас». Все, что вам нужно, это желание освоить новый навык и немного свободного времени, которое вам нужно будет найти для этого, в чем мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по предмету курса и понять, насколько он вам подходит, вы можете пройти наш тест. В каждом вопросе верным может быть только 1 вариант. После выбора одного из вариантов система автоматически переходит к следующему вопросу.

Полноэкранная статистика

8. Избегайте многофункциональности и многозадачности.

У нас с вами нет семи рук, и исчерпание всех наших ресурсов для одновременного решения сотни задач — это не путь к продуктивности. Многозадачность убивает вашу концентрацию.

Опять же, если у вас много занятий, запишите их важность по пунктам на бумаге и по очереди. Работает в дозировке. Стремление выполнить всю работу сразу просто сведет на нет результаты.

Планирование

Планирование — важная часть тайм-менеджмента. Без него невозможно рационально распределить время. Если у вас нет списка дел на утро, ваш день вряд ли будет продуктивным. Вы можете забыть о важных вещах, постоянно переключаться между ними, сталкиваться со всем или ничего не делать. Результат — нулевая эффективность и трата времени.

Планируя, вы избежите всего этого. Это позволяет вам распределять время и точно знать часы, потраченные на каждое действие.

Вот примерный список того, что нужно сделать:

• Пробуждение, умывание;
• Зарядка — 15 минут;
• Чтение — 30 минут;
• Завтрак — 15 минут;
• Работа — 8 часов;
• Обед — 30 минут;
• Семейный поход в кино — 2 часа;
• Ужин — 30 минут;
• Расслабление;
• Сон — 8 часов.

Вы можете составить другой список, потому что у каждого человека свой график работы, интересы и увлечения. Не откладывайте список до конца статьи, а теперь возьмите лист бумаги и запишите свой идеальный распорядок дня. Затем вы измените его в соответствии с принципами тайм-менеджмента, описанными ниже.

Если день вашей мечты кажется недостижимым и вы не хотите его записывать, потому что «вы еще не можете так жить», то немедленно избавьтесь от этих мыслей из головы. Все достижимо и осуществимо. Запомни это. Главное в любом деле — желание.

Даже при 12-часовой сменной работе вы можете выделить время, чтобы у вас остались семья, друзья и хобби. Так что не бойтесь мечтать. Мечты превращаются в цели, а цели легко достижимы, главное — начать.

Техники тайм-менеджмента

Победить пожирателей продуктивности — это только начало. Теперь мы научимся правильно планировать работу, четко формулировать задачи и оставаться сосредоточенными, чтобы вы могли делать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать деятельность, но и мотивировать (или демотивировать) себя.

Одно из главных правил — не записывать слишком много баллов за один день и не пытаться строить расписание по минутам. Не выполнив поставленные задачи, вы разочаруетесь, почувствуете себя неудачником. А с поминутным расписанием что-то обязательно пойдет не так, и план изменится.

Сделайте план приятным ритуалом. Потратьте время на вечернее какао или утренний кофе и начните планировать в хорошем настроении.

Составьте план или используйте приложения и сервисы. Например, многие люди выбирают Календарь Google. Здесь фиксируется время, информация о событии и его продолжительности. На экране действия отображаются в виде разноцветных блоков. Чем больше блок, тем больше времени запланировано на деятельность. Таким образом, вы можете мгновенно увидеть свою рабочую нагрузку на день и эффективно управлять своим временем.

также удобно отмечать заранее запланированные важные встречи и мероприятия. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько свободного времени осталось для работы в любой день.

Календарь Google с расписанием по расписанию

Предпосылки: ставьте не более четырех важных задач в день и пишите их в порядке срочности. Планируйте отдых в вечерние часы. Если вы думаете, что еще будет время, добавьте несколько дополнительных занятий, которые вы можете отложить на завтра. Ни в коем случае нельзя продолжать работу со словами: «Ну, я все запланировал, сейчас только десять вечера, завтра можно еще несколько статей». Научитесь расслабляться! Это увеличивает производительность.

SMART

это система постановки целей, которая превращает расплывчатые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. И превращать идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и программируемыми).

Например, у вас одна цель: расширить клиентскую базу. В такой постановке непонятно где взять. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня позвонить не менее 50 холодным клиентам и получить 5 заказов.

Мы знаем, что именно нужно сделать: зайти в базу набранных номеров, начать звонить. Измеряем цифрами: минимум 50 звонков и 5 заказов. Выполнимость заключается в том, что звонить 50 людям в течение дня после того, как они убедили 5 совершить покупку, — это выполнимая работа. Реализм означает, что мы планируем процесс, на который можем повлиять. Уверенность во времени — это рабочий день.

Посмотрите, как все стало на свои места. Конкретность планирования — полдела для тех, кто хочет овладеть тайм-менеджментом.

Закон Парето

Его еще называют принципом 80/20: золотое сечение между вложенным ресурсом и полученным результатом. Закон Парето был получен от экономиста Вильфредо Парето, который заметил, что 20% усилий дают 80% результата, и наоборот. Этот закон применяется во многих сферах: 20% команды делают 80% работы, 20% покупателей получают 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, выделите 20% наиболее эффективных действий и сосредоточьтесь на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или вообще не запускать, если они устарели и используются по привычке.

Прежде всего, проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете обнаружить, что электронные письма в понедельник утром намного эффективнее, чем ежедневные двухчасовые звонки или дорогая реклама на популярном канале YouTube. Это не значит, что вам нужно отправлять рассылки по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, не приносящих эффективных результатов, высвободив время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Д. Эйзенхауэр. Он был настолько эффективен, что сначала стал генералом, а затем президентом Соединенных Штатов. Именно он отвечает за отцовство матрицы распределения задач по приоритетности, которая часто используется в тайм-менеджменте.

Возьмите лист бумаги и ручку, выровняйте бумагу так, чтобы у вас получилось четыре квадрата. Проходя через каждую проблему, ответьте на два вопроса:

1. это важно?
2. это срочно?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блоке А ставьте важные и срочные задачи. К ним относятся работы, невыполнение которых в это время приведет к сбою всего проекта, ухудшению жизни и серьезным проблемам. Это также включает проблемы со здоровьем. Если что-то болит, обратитесь к врачу.

В идеале этот блок должен быть пустым. При правильном планировании важные дела не превращаются в горячие, а выполняются медленно и осторожно. Постарайтесь не пролезть на красную площадь.

Блок Б содержит важную, но не срочную работу, над которой можно спокойно, без паники работать. Обращайте пристальное внимание на этот блок, выполняйте все запланированное в срок.

Срочные, но неважные задачи попадают в блок С. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D самый веселый, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные вопросы. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его личными вещами: бесконечная переписка в мессенджерах, постоянный просмотр почты, чтение новостей в социальных сетях. От подобных занятий желательно отказаться или свести их к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это всего лишь метафора. Значит, нужно сразу делать самое неприятное. Это как разорвать пластырь — п-раз, вот и все.

Когда нависает неприятная, но очень важная работа, перспектива испортить ее портит настроение и раздражает. Чем дольше вы откладываете это, тем больше накапливается негатива.

Покончив с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, получаете мотивацию для дальнейшей эффективной деятельности.

К «жабам» тоже можно отнести сложные задания: если утром их не выполнять, то вечером сил просто не останется.

Разделяй и властвуй

Разделите задачу на подзадачи и побеждайте их — вот что я имею в виду. Это особенно актуально для проектов, которые требуют времени и охватывают несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент рекомендует разбивать их на короткие части. В конце каждого этапа подведите итоги, похвалите себя, будьте счастливы, отдохните, а затем переходите к следующему этапу. Так вы сможете преодолеть даже самую сложную с первого взгляда задачу.

Например, вам нужно найти хорошую работу. Выделим перечень мероприятий в этом непростом проекте:

• Определите все важные критерии будущей должности: специальность, вид работы, обязанности, уровень заработной платы, возможности профессионального роста.
• Узнайте, как правильно составить резюме по специальности, напишите грамотное резюме под все требования.
• Разместите 50 резюме по тематическим объявлениям на специальных сайтах.
• Найдите веб-сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Пишите и пишите им, даже если вакансий нет.
• Находить страницы в социальных сетях, каналы в мессенджере, где публикуются вакансии, читать, отправлять резюме.
• Отвечайте на письма и звонки.
• Выполните тестовые задания.
• Путеводитель по собеседованию.

Теперь скройте все эти точки из поля зрения и оставьте только одну: определите критерии для работы, которую вы хотите найти. Это легкость!

Мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с изобретением — он поставил перед собой задачу. Каждую неделю я размещал главу на своей странице в социальной сети. Друзья прочитали, оценили, прокомментировали. Для автора это было хорошим подспорьем, и писать главу в неделю было несложно. В конце года вышла интересная большая книга из 52 глав (по количеству недель), которую он опубликовал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента еще называют «методом салями». Съесть колбасу целиком сложно, но если разрезать ее на части и растянуть на несколько дней, то даже не заметишь, куда делась вкуснятина.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта техника была изобретена Франческо Чирилло в 1980-х годах. Основная идея — измерить эффективность работы на помидорах. Но не в тех, которые украшают пиццу: речь идет о кухонном таймере, оформленном в форме помидора. Может, у тебя тоже есть.

Томатный таймер, от которого и произошло название техники

Наш изобретатель был студентом и постоянно откладывал дела вместо того, чтобы готовиться к экзаменам. Затем он решил заставить себя заниматься небольшими интервалами: 25 минут напряженной и сосредоточенной работы, затем 5 минут отдыха. Все вместе — получасовой помидор. После четырех обработанных помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, вы можете записать, сколько помидоров требует особая работа, и заранее подумать о томатных наборах. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее обжечься. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для ваших самых важных дел.

Томатный метод подходит тем, кто хочет максимально сосредоточиться на поставленной задаче, а не сидеть на открытом проекте и мечтать о невозможном.

Утреннее ускорение

От того, как быстро вы начинаете свой день, зависит ваша продуктивность. Есть такая методика — утром все делать как можно быстрее. Быстро приготовьтесь, примите душ, сядьте на автобус. Такой темп будет продолжаться в течение дня. Если утром засолить полчаса за чашкой кофе, день окажется медленным и ленивым.

Ни в коем случае не заходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не переедайте в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроены на активные и продуктивные занятия.

Дедлайны для любых задач

Может накапливаться лавина нерешенных дел, потому что мы откладываем несрочные действия на потом. Чтобы этого не произошло, установите крайние сроки для любого бизнеса, даже если вы несете ответственность только за реализацию самостоятельно. Иногда на устранение проблемы уходит пара дней, но она будет зависать и ждать своей очереди полгода.

Незавершенное домашнее задание потребляет энергию, поэтому вернитесь к нему. Выясните, какие из них актуальны и нуждаются в заполнении, а какие следует отбросить. Решайте устаревшие задачи и устанавливайте срок годности для действительно важных.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных чисел, а формула, которая поможет вам правильно соотнести ваш график работы и отдыха.

Не пейте кофе или другие бодрящие напитки за 10 часов до сна. Прекратите есть и употреблять алкоголь в течение трех часов. За два часа до сна отложите всю работу, отдохните, приготовьтесь ко сну. Выключите все гаджеты за час: было показано, что использование электронных носителей перед сном оказывает негативное влияние на засыпание. Ноль — это количество раз, когда вы можете отложить будильник на пять сладких минут утром. Если диаграмма верна, в этом нет необходимости. Вы встанете с первого раза бодрыми и готовыми к действию.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, налаживание грамотных мероприятий. Попробуйте каждый метод, чтобы увидеть, подходит ли он вам. Обычно успешные люди имеют в своем арсенале несколько техник, которые можно использовать в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь распоряжаться своим временем!